n8n ile Fatura PDF'lerini AI ile Otomatik Oku ve Tabloya Yaz

Finans ekiplerindeki el ile veri girişinin büyük bir kısmı tek bir kaynaktan gelir: gelen kutusu. Tedarikçi faturaları e-posta ekinde PDF olarak gelir, biri açar, tutar ve tarihi muhasebe tablosuna yazar, bazen hata yapar. Bu döngü gereksiz — n8n ve bir LLM düğümü birlikte bu işi sizin yerinize yapabilir.

Bu rehberde, e-postalardan fatura PDF'ini alan, AI ile yapılandırılmış veriye dönüştüren ve Google Sheets'e yazan bir n8n akışını adım adım inşa ediyoruz. Gerçek düğüm adları, örnek prompt ve bir JSON parçasıyla.

---

Akışın Mantığı

Üç aşama var:

1. Tetikleme — yeni fatura e-postası geldiğinde akış başlar.
2. Çıkarım — PDF eki okunur, AI düğümü metni parse ederek tutar, tarih, KDV ve tedarikçi adını yapılandırılmış JSON'a dönüştürür.
3. Yazma — çıkan veri muhasebe tablonuza (Google Sheets, Airtable veya bir HTTP endpoint) eklenir.

---

Adım Adım Kurulum

1. E-posta Tetikleyici: Gmail Trigger

n8n'de yeni bir akış açın. İlk düğüm olarak Gmail Trigger ekleyin.

• Event: Message Received
• Filters → Label: Gelen Kutusu veya faturalar için etiketlediğiniz bir klasör (örneğin invoices)
• Poll Interval: 5 dakika yeterlidir; kritik süreçlerde 1 dakikaya indirebilirsiniz.

İpucu: Gmail hesabını n8n'e OAuth ile bağlayın. Bağlantı kurulduğunda filtre, sadece ilgili e-postalar için tetiklenebilir.

---

2. Eki İndirme: Gmail → Get Attachment

Tetikleyici mesaj verisini aldıktan sonra bir Gmail: Get Attachment düğümü ekleyin.

• Message ID: {{ $json.id }}
• Attachment Index: 0 (ilk eki al; birden fazla ek varsa bir IF düğümüyle ek adına göre .pdf filtresi koyun)

Bu düğüm eki base64 binary olarak çıkarır.

---

3. PDF'i Metne Çevirme: Extract From File

Binary PDF'ten metin almak için Extract From File düğümü kullanın.

• Operation: PDF to Text
• Binary Property: data

Çıktı, faturanın ham metin içeriğidir. Düzgün biçimlendirilmemiş olabilir — boşluklar, satır kırıkları. Önemli değil; LLM bunu halledecek.

---

4. AI ile Veri Çıkarımı: Basic LLM Chain

İşin zekası burada. Bir Basic LLM Chain (veya AI Agent) düğümü ekleyin.

System Prompt:

Sen bir muhasebe asistanısın. Sana verilen fatura metninden aşağıdaki alanları çıkar ve SADECE geçerli bir JSON nesnesi döndür. Başka hiçbir şey yazma.

Alanlar:
- supplier_name: string (tedarikçi / fatura kesilen firma adı)
- invoice_number: string
- invoice_date: string (YYYY-MM-DD formatında)
- due_date: string (YYYY-MM-DD veya null)
- subtotal: number (KDV hariç tutar, sayı olarak)
- vat_amount: number (KDV tutarı, sayı olarak)
- total_amount: number (genel toplam, sayı olarak)
- currency: string (TRY, EUR, USD vb.)

Eğer bir alan bulunamazsa null döndür.

User Message:

{{ $json.text }}

Model: Desteklenen herhangi bir model seçilebilir. Küçük modeller bu tür yapılandırılmış çıkarım için genellikle yeterli olup maliyet açısından da avantajlıdır.

---

5. JSON'u Parse Etme: Code Düğümü

LLM bazen yanıta markdown kod bloğu (```json) ekler. Küçük bir Code düğümüyle bunu temizleyin:

const raw = $input.first().json.text || $input.first().json.output;
const cleaned = raw.replace(/```json\n?/g, '').replace(/```/g, '').trim();
return [{ json: JSON.parse(cleaned) }];

Bu adım, aşağı akış düğümlerinin temiz alanlarla çalışmasını sağlar.

---

6. Tabloya Yazma: Google Sheets

Son düğüm olarak Google Sheets: Append or Update Row ekleyin.

• Spreadsheet ID: muhasebe tablonuzun ID'si
• Sheet Name: Faturalar
• Column Mapping:

Tablo Sütunu	n8n Değeri
Tedarikçi	{{ $json.supplier_name }}
Fatura No	{{ $json.invoice_number }}
Tarih	{{ $json.invoice_date }}
Vade	{{ $json.due_date }}
KDV Hariç	{{ $json.subtotal }}
KDV	{{ $json.vat_amount }}
Genel Toplam	{{ $json.total_amount }}
Para Birimi	{{ $json.currency }}

---

7. Hata Yönetimi: IF + Slack/E-posta Bildirimi

AI çıkarımı her zaman eksiksiz olmayabilir — özellikle taranmış (scan) PDF'lerde OCR kalitesi düşük olabilir. Akışa bir IF düğümü ekleyin:

• Koşul: {{ $json.total_amount }} is empty → True yoluna bir Slack: Send Message veya Send Email düğümü bağlayın, ekip uyarılsın.
• False yoluna Google Sheets düğümünü bağlayın.

Bu sayede kayıplar gözden kaçmaz.

---

Gerçek Bir Senaryo

Diyelim ki tedarikçiniz her ay sonu PDF fatura gönderiyor. Akış şöyle işler:

1. E-posta gelir, Gmail Trigger 5 dakika içinde yakalar.
2. PDF eki indirilir, metne çevrilir.
3. LLM şunu döndürür:

{
  "supplier_name": "Tekno Yazılım A.Ş.",
  "invoice_number": "2024-1187",
  "invoice_date": "2024-11-30",
  "due_date": "2024-12-15",
  "subtotal": 42372.88,
  "vat_amount": 7627.12,
  "total_amount": 50000.00,
  "currency": "TRY"
}

4. Bu veri Google Sheets'e yeni satır olarak eklenir.
5. Muhasebeci sabah tabloyu açtığında fatura zaten orada.

El ile giriş: sıfır.

---

Yaygın Sorunlar ve Çözümleri

Taranmış PDF'ler okunmuyor: "Extract From File" düğümü yalnızca metin tabanlı PDF'lerde çalışır. Görüntü tabanlı (taranmış) faturaları için önce bir OCR servisi (örneğin Google Document AI veya Adobe PDF Services) eklemeniz gerekir — bunlara n8n'deki HTTP Request düğümüyle istek gönderebilirsiniz.

Birden fazla ekli e-posta: IF düğümüyle attachmentName.endsWith('.pdf') kontrolü ekleyin; sadece PDF eklerini işleyin.

Aynı fatura iki kez girilebilir: Google Sheets'e yazmadan önce fatura numarasına göre bir Google Sheets: Lookup Row yapın; kayıt varsa IF düğümüyle bu yolu atlayın.

Para birimi dönüşümü: Tablonuza bir "TRY Karşılığı" sütunu eklemek istiyorsanız bir HTTP Request düğümüyle güncel kur çekebilirsiniz (örneğin api.exchangerate-api.com).

---

AgentRoost'ta Bu Akışı Çalıştırmak

Yukarıdaki akışı kendi bilgisayarınızda çalıştırırsanız bilgisayarın kapalı olduğu anlarda tetikleyici çalışmaz. Sunucu kurarsanız Docker, SSL, yedekleme, güncelleme meselesi başlar.

AgentRoost ile kendi n8n instance'ınızı alırsınız — siz sahipsiniz, verileriniz sizin, ama altyapı derdiniz yok.

Nasıl başlanır:

1. agentroost.app adresinde hesap açın (e-posta, Google, Microsoft veya Discord ile).
2. Framework olarak n8n seçin, instance'ınıza bir ad verin.
3. Yaklaşık 2 dakika içinde https://<sizin-id>.agentroost.app adresinde n8n editörünüz açılır.
4. Yukarıdaki akışı içe aktarın veya sıfırdan kurun.
5. AI/LLM düğümüne API anahtarı girmenize gerek yok — AI kredisi aboneliklere dahildir. Birçok model arasından seçin; hepsi kutudan çıktığı gibi çalışır.
6. Webhooklar için https://<sizin-id>.agentroost.app/webhook/... adresiniz anında aktif ve HTTPS'li.

Fiyatlandırma $19.99/ay'dan başlar, aylık faturalama, istediğinizde iptal, 14 gün para iade garantisi.

Planları karşılaştır →

---

Özet

Bu akışla yaptığınız şey basit: e-posta kutunuzu bir veri hattına dönüştürmek. Faturalar gelir, AI parse eder, tablo dolar. Boyut büyüdükçe — daha fazla tedarikçi, farklı diller, birden fazla para birimi — akışı genişletmek de n8n'de nispeten kolaydır; yeni bir düğüm ekler, yeni bir dal açarsınız.

Tek değişmez: 7/24 açık, güvenilir bir n8n instance'ı. Onu AgentRoost üstünde tutun, geri kalanını siz yönetin.