B2B Teklif ve Sözleşme Sürecini n8n ile Uçtan Uca Otomatikleştirin

B2B satışta teklif döngüsü çoğu zaman tahmin edilenden uzun sürer. Lead CRM'e düşer, satış temsilcisi şablonu açar, fiyatı hesaplar, PDF'i e-postayla gönderir, üç gün sonra takip eder — ve bu süreç her müşteri adayı için tekrar eder. n8n ile bu zincirin tamamını, lead onayından imzaya ve son hatırlatma e-postasına kadar, otomatik hale getirebilirsiniz. Üstelik AI teklif taslağı adımı için ayrı bir API anahtarı almanıza gerek yok.

Neden Tam Bir Zincir Kurmak Önemli?

Parça parça otomasyon çoğunlukla zaman kaybettirir: CRM'den Slack bildirimi, oradan elle müdahale, oradan tekrar manuel takip. Değer, adımları birbirine bağladığınızda ortaya çıkar. Bu yazıda şu zinciri kuracaksınız:

1. Lead onayla (CRM webhook veya form)
2. Şirket verisini zenginleştir (HTTP Request ile halka açık API veya web scrape)
3. AI ile teklif taslağı üret (LLM node)
4. PDF'e dönüştür ve imza linki oluştur (HTTP Request → DocuSign / PandaDoc / Documenso)
5. Müşteriye e-posta gönder (Gmail veya SMTP node)
6. Takip hatırlatması planla (Schedule Trigger veya Wait node)
7. İmza gelince CRM'i güncelle (webhook callback)

---

Adım Adım n8n Workflow'u

1. Lead Onay Tetikleyicisi

Webhook node'u ekleyin. HubSpot, Pipedrive veya kendi formunuz (Typeform, Tally, vb.) "deal stage = Qualified" olduğunda bu endpoint'i POST isteğiyle çağırır.

// Gelen payload örneği
{
  "deal_id": "hs-9921",
  "company": "Acme A.Ş.",
  "contact_email": "[email protected]",
  "deal_value": 18500,
  "currency": "TRY",
  "products": ["Kurumsal Lisans x5", "Onboarding Paketi"]
}

Node adını On Lead Qualified olarak ayarlayın. Test için "Listen for Test Event" düğmesini kullanarak payload'ı doğrulayın.

---

2. Şirket Verisi Zenginleştirme

HTTP Request node ekleyin. Clearbit, Hunter.io veya ücretsiz bir alternatif (örn. Apollo'nun basic API'si) ile şirket büyüklüğü, sektör ve web sitesi bilgilerini çekin.

Method: GET
URL: https://company.clearbit.com/v2/companies/find?domain={{ $json.contact_email.split('@')[1] }}
Headers: Authorization: Bearer {{ $env.CLEARBIT_KEY }}

Gelen verideki company.metrics.employees, company.category.sector gibi alanları sonraki adım için saklayın. Bu adım isteğe bağlıdır; elinizde yeterli CRM verisi varsa atlayabilirsiniz.

---

3. AI ile Teklif Taslağı

Bu adım işin kalbi. AI/LLM node'unu ekleyin (n8n'de "OpenAI Message Model" veya "Basic LLM Chain" olarak geçer). Model olarak mevcut workflow'larınıza uygun olanı seçin — GPT-4o veya Claude 3.5 Sonnet iyi sonuç verir.

System prompt:

Sen deneyimli bir B2B satış uzmanısın. Aşağıdaki bilgilere dayanarak Türkçe,
profesyonel bir teklif mektubu kaleme al. Ton: resmi ama sıcak.
Fiyatlandırmayı değer odaklı sun; maliyet değil, ROI vurgula.
Şirkete özel bir paragraf ekle (sektör ve büyüklüğe göre).

User prompt (expression ile):

Şirket: {{ $json.company }}
Sektör: {{ $('Zenginleştir').item.json.category.sector }}
Çalışan sayısı: {{ $('Zenginleştir').item.json.metrics.employees }}
Ürünler: {{ $json.products.join(', ') }}
Toplam tutar: {{ $json.deal_value }} {{ $json.currency }}
Geçerlilik süresi: 15 gün

Çıktıyı proposal_draft adlı bir değişkene alın (Set node ile).

Not: AgentRoost'ta AI node'ları zaten bağlıdır; kendi OpenAI veya Anthropic anahtarınızı ayarlamanıza gerek yoktur. Krediler aboneliğinize dahildir.

---

4. PDF Oluşturma ve E-İmza Linki

HTTP Request node ile PandaDoc veya Documenso API'sini çağırın. Documenso açık kaynaklı ve kendi sunucunuzda barındırılabilir bir seçenek.

Method: POST
URL: https://api.pandadoc.com/public/v1/documents
Body:
{
  "name": "Teklif - {{ $json.company }} - {{ $now.format('yyyy-MM-dd') }}",
  "recipients": [{ "email": "{{ $json.contact_email }}", "first_name": "..." }],
  "content": [{ "type": "text", "content": "{{ $json.proposal_draft }}" }]
}

Yanıttaki document.id ve signing_url değerlerini saklayın.

---

5. E-Posta Gönderimi

Gmail node (veya Send Email node SMTP ile) ekleyin.

To: {{ $json.contact_email }}
Subject: {{ $json.company }} için teklifiniz hazır — {{ $json.deal_value | number('0,0') }} ₺
Body (HTML):
Sayın {{ $json.contact_name }},

...kişiselleştirilmiş giriş paragrafı...

Teklifinizi incelemek ve onaylamak için:
[Teklifi İncele ve İmzala] → {{ $json.signing_url }}

Teklif 15 gün boyunca geçerlidir.

---

6. Takip Hatırlatması

İki seçenek:

Seçenek A — Wait Node: n8n'in yerleşik Wait node'u workflow'u belirli bir süre askıya alır. Resume at değerini {{ $now.plus(3, 'days') }} olarak ayarlayın. Süre dolunca akış devam eder ve bir hatırlatma e-postası gönderir.

Seçenek B — Schedule Trigger ayrı workflow: İmza bekleyen teklifleri bir Google Sheet veya veritabanı tablosuna yazın. Ayrı bir Schedule Trigger workflow'u her sabah 09:00'da bu listeyi okur, 3 gün geçmiş ve hâlâ imzalanmamışları filtreler (IF node ile status != 'signed' AND sent_at < today - 3) ve hatırlatma e-postası gönderir.

Seçenek B daha dayanıklıdır; n8n yeniden başlasa bile bekleyen işler kaybolmaz.

---

7. İmza Webhook'u ile CRM Güncellemesi

PandaDoc veya Documenso, belge imzalandığında bir webhook POST atar. Yeni bir Webhook node ekleyin (On Document Signed adıyla). Gelen document_id'yi kullanarak:

• HubSpot deal stage'ini "Closed Won" yapın (HTTP Request → HubSpot API)
• İç Slack kanalına bildirim atın (Slack node)
• Fatura sistemini tetikleyin (isteğe bağlı)

---

Yaygın Hatalar ve Kaçınma Yolları

Hata	Neden Olur	Çözüm
AI çıktısı tutarsız	Sistem promptu çok genel	Şirkete özgü alanları her zaman prompta ekleyin; temperature: 0.3 ile tutarlılığı artırın
Webhook timeout	Zincir çok uzun, tetikleyici yanıt bekliyor	İlk Webhook node'undan hemen 200 OK döndürün; işi alt workflow'a devredin
Wait node kaybolur	n8n instance yeniden başlar	Kalıcı veri deposu (Postgres) ile n8n'i yapılandırın veya Seçenek B'yi tercih edin
PDF karakter sorunu	Türkçe özel karakter encoding hatası	API çağrısında Content-Type: application/json; charset=utf-8 header'ını ekleyin

---

AgentRoost'ta Nasıl Kurulur?

Bu workflow'u çalıştırmak için bir n8n instance'a ihtiyacınız var. Kendi sunucunuzda kurulum yapmak saatlerce sürebilir: Docker, Nginx, SSL, veritabanı, güncellemeler…

AgentRoost'ta bu adımların hiçbiri yoktur. Siz bir n8n instance başlatırsınız, altyapı otomatik kurulur.

1. AgentRoost n8n planına göz atın ve hesap açın.
2. Bir instance başlatın, istediğiniz adı verin.
3. Birkaç dakika içinde https://<id>.agentroost.app adresinde kendi n8n editörünüz açılır.
4. Yukarıdaki workflow'u oluşturun — AI/LLM node'larında herhangi bir API anahtarı girmeden çalışır, çünkü AI kredileri aboneliğinize dahildir.

Tüm webhook URL'leri otomatik olarak HTTPS üzerinden herkese açık bir adreste gelir. SSL sertifikası yok, Docker Compose yok, port ayarı yok.

Fiyat $19.99/ay'dan başlar; 14 gün para iade garantisi var. Planları karşılaştırın.

---

Son Söz

Teklif sürecinin her adımını elle yönetmek hem zaman kaybettirir hem hata payı bırakır. Bu zinciri bir kez kurduğunuzda, her yeni lead otomatik olarak zenginleştirilmiş, AI destekli, imzaya hazır bir teklif alır — siz sadece "Closed Won" bildirimini beklersiniz.